تقویت ارتباط واحدهای سازمانی جهادانشگاهی با نخبگان استان/ فرایند انتخاب جهادگران نمونه

به گزارش روابط عمومی جهاددانشگاهی، نظر به توسعه کمی و کیفی واحدها، پژوهشگاه‌ها، پژوهشکده‌ها، سازمان‌ها و مراکز جهاددانشگاهی، ضرورت ایجاد تشکیلات مناسب برای هماهنگی، برنامه‌ریزی و نظارت بر امور واحدهای تابعه، تشخیص داده شد. لذا معاونتی به نام "معاونت هماهنگی و توسعه" در تشکیلات جهاددانشگاهی ایجاد شد. با بررسی مجدد در ساختار جهاددانشگاهی اداره کل توسعه و سرمایه‌گذاری و امور اقتصادی از معاونت مذکور منفک و دفتر امور مجلس به این معاونت الحاق شد و در نهایت نام معاونت به "معاونت هماهنگی و امور مجلس" تغییر یافت .

از اهداف این معاونت می‌توان به راهبری و مدیریت نظام برنامه‌ریزی و ارزیابی عملکرد در شبکه جهاددانشگاهی، سازماندهی و مدیریت ساختار شبکه جهاددانشگاهی و زمینه‌سازی، گروه‌بندی و توسعه ارتباطات بین واحدها، پژوهشکده‌ها، سازمان‌ها و مراکز، تدوین برنامه‌ریزی استراتژیک در مجموعه جهاددانشگاهی، مدیریت و راهبری طرح‌ها و مأموریت‌های ویژه و ملی و همکاری و مشارکت در یکپارچه‌سازی و اعمال هماهنگی در برنامه‌ها، عملکردها و تخصیص منابع، امکانات و تجهیزات به واحدها، پژوهشکده‌ها، سازمان‌ها و مراکز اشاره کرد.

در همین راستا و با توجه به فرارسیدن چهل و یکمین سالگرد تشکیل جهاددانشگاهی و به‌منظور بازتاب مناسب دستاوردهای معاونت هماهنگی و امور مجلس جهاددانشگاهی با دکتر مهدی باصولی معاون هماهنگی و امور مجلس جهاددانشگاهی به گفت‌وگو نشستیم.

معاونت هماهنگی و امور مجلس جهاددانشگاهی با توجه به گستردگی فعالیت‌های این نهاد در سطح کشور چه اقداماتی را دنبال می‌کند؟

معاونت هماهنگی و امور مجلس دارای سه حوزه فعالیت شامل اداره کل امور واحدها، دفتر برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی و اداره کل امور مجلس است که هر یک از این ادارات کل یک سری وظایف را بر عهده ‌دارند.

البته فعالیتی که ما در حوزه معاونت به‌صورت عام انجام می‌دهیم، نظارت بر عملکرد واحدها و بررسی روند توسعه‌ی آنهاست. بررسی روند توسعه‌ی واحدها بدین صورت که هم بحث تدوین و هم ارزیابی برنامه‌ی توسعه‌ی جهاددانشگاهی و واحدهای سازمانی در این معاونت انجام می‌شود.

بحث نظارت نیز یک سری مسایل را به همراه دارد. علاوه بر موضوع نظارت بر عملکرد، رضایت اعضا، مشکلات واحدها، مشکلات پرسنلی، مشکلات عملکردی و تصمیم‌گیری مباحث دیگری است که در این حوزه معاونت مورد بررسی قرار می‌گیرد و سعی می‌شود در این موضوع‌ها هم به واحدها و هم به اعضای جهاد تا حد ممکن کمک شود.

یکی دیگر از بحث‌هایی که در این معاونت دنبال می‌شود، موضوع تقویت ارتباط واحدها با نخبگان استان شامل مسئولان دولتی و نمایندگان مجلس و یا ساختارهای دیگری است که در استان وجود دارد و سعی می‌شود تا حد ممکن بتوان به ارتباط بین واحدهای جهاددانشگاهی با گروه‌های ذکرشده در استان‌ها کمک کرد. مهمترین موضوع مورد بررسی در این ارتباط در این زمینه است که جهاددانشگاهی چه کمکی می‌تواند در جهت توسعه منطقه‌ای و رفع نیاز استان‌ها انجام دهد.

یکی دیگر از محورهای فعالیت این معاونت، تدوین برنامه‌های توسعه و ارزیابی این برنامه‌ها در سطح واحدهای سازمانی است که با توجه به این‌که در حال حاضر تدوین برنامه هفتم را پیش رو داریم این موضوع از اهمیت خاصی برخوردار است.

موضوع دیگری که در حوزه معاونت پیگیری می شود، ارتباط با مجلس است که سعی می‌شود ارتباط خوبی بین نمایندگان و مجموعه جهاددانشگاهی برقرار شود و این گروه مهم از فعالیت‌های جهاددانشگاهی اطلاع پیدا کنند. از طرف دیگر هم این امکان بررسی می‌شود که از توان و ظرفیت نمایندگان در جهت توسعه فعالیت‌های جهاددانشگاهی مساعدت و کمک بگیریم.

در حاضر شاهد تدوین برنامه هفتم توسعه در جهاددانشگاهی هستیم، در تدوین این برنامه چه معیارهایی در نظر گرفته‌شده است؟

نظام برنامه‌ریزی جهاددانشگاهی در سال ۱۳۷۶ مصوب شده است و ما تاکنون پنج برنامه را به اتمام رساندیم و در حال حاضر نیز در سال آخر برنامه ششم قرار داریم. در هر کدام از این نظام‌های برنامه‌ریزی سعی شده است ایرادات نظام‌های قبلی برطرف شود و با یک نگاه جدیدتری این برنامه‌ریزی انجام شود. به همین دلیل در سال جاری یکی از مباحثی که ما به آن توجه کردیم انجام عارضه‌یابی روی نظام برنامه‌ریزی جهاددانشگاهی در طول این سال‌ها بود تا نقاط قوت و ضعف این نظام مشخص شود.

این کار به دو صورت انجام‌ پذیرفت. کار اول این بود که در یک نظرسنجی از روسای واحدهای سازمانی خواسته شد تا نقاط قوت و ضعف برنامه های واحد را در این سال‌ها مشخص و به ما ارایه کنند. پس از مشخص شدن نقاط قوت و ضعف، این نقاط قوت و ضعف دسته‌بندی شدند و مجدد با همکاری مرکز افکارسنجی جهاددانشگاهی یک گروه ۳۰۰ نفری که شامل روسا و معاونین واحدهای سازمانی بودند در یک بررسی میدانی قرار گرفتند و حاصل آن به‌صورت یک گزارش مفصل ارایه شد که به ما برای برنامه‌ریزی در برنامه هفتم توسعه جهاددانشگاهی کمک بسیاری کرد.

کار دومی هم که انجام دادیم این بود که مصاحبه‌هایی را با افراد صاحب‌نظر شامل ریاست محترم جهاددانشگاهی، معاونان فعلی، برخی معاونین سابق و اسبق جهاددانشگاهی، متخصصین در حوزه برنامه‌ریزی، اعضای جهادی هیات امنا و گروه‌های دیگری انجام دادیم و نظرات آن‌ها را در رابطه با موضوع تدوین برنامه جویا شدیم که حاصل آن‌هم به صورت گزارشی تهیه شد که در شورای معاونین ارایه کردیم.

جمع‌بندی این دو گزارش به ما کمک کرد تا نقاط قوت و ضعف برنامه‌های توسعه اول تا ششم را بتوان استخراج‌کرد و با دید شفاف‌تری فرایند برنامه ریزی برنامه‌ هفتم را شروع کرد.

در برنامه هفتم ما چند محور کاری اساسی را در نظر گرفته‌ایم؛ اول این‌که سعی می‌کنیم بر اساس نظام برنامه‌ریزی، اهداف پنج‌ ساله و سیاست‌های کلانی که توسط شورای علمی و هیات امنا مصوب شده به واحدها ابلاغ شود. بر همین اساس شوراهای بخشی شروع به کار نموده‌اند و در ادامه شورای تدوین تشکیل می‌شود و حاصل این شوراها به‌تدریج در شورای علمی ارایه خواهد شد.

موضوع دومی که مد نظر قرار گرفته است، این که در تدوین این برنامه چند محور اصلی و محدود برای هر حوزه‌ فعالیت در نظر گرفته شده و اهداف صرفا به‌صورت کیفی مشخص می‌شود. در واقع اهداف کیفی هستند و سنجه‌های اهداف هستند که می‌توانند کمیت آن ها را بسنجند. این حرکت کار ما را سخت‌تر می‌کند، اما از آن‌طرف برای کسانی که می‌خواهند برنامه عملیاتی و اجرایی تدوین کنند کارشان ساده‌تر است.

نکته بعدی این است که تا حد ممکن سعی می‌شودکه برنامه‌ریزی توسط خود واحدهای جهاددانشگاهی انجام شود و به این شکل نباشد که برنامه‌ریزی توسط سطوح بالاتر انجام شود و واحدها مکلف به انجام آن گردند.

مجموع این موارد باعث می‌شود که برنامه‌ها از شکل نمایشی خارج ‌شده و عملیاتی باشد که همه واحدها متعهد به تدوین و اجرای آن باشند. سعی می‌شود در این برنامه‌ها نقش دفتر مرکزی و ستاد نقش تسهیل‌گر باشد. به‌خصوص برای واحدهایی که درحال‌ توسعه هستند. واحدهای در حال ‌توسعه در این برنامه جدی‌تر و پررنگ‌تر دیده خواهند شد. از طرف دیگر، واحدهای بزرگ‌تر نقششان به شکلی است که واحدهای کوچک‌تر بتوانند از تجارب آن‌ها استفاده بهتری ببرند و در توسعه‌ی سایر واحدها نقش ایفا نمایند.

اجرای شش برنامه توسعه در جهاددانشگاهی چه دستاوردهایی برای این نهاد داشته است؟ آیا این نهاد در هر یک از برنامه‌های توسعه، به همه اهداف دست پیدا کرده است؟

در جهاددانشگاهی 5 برنامه نهایی شده است و در سال آخر برنامه ششم قرار داریم که ارزیابی برنامه ششم صورت نپذیرفته است. متاسفانه دو سال آخر این برنامه با پاندمی کرونا مصادف شده و تحت تأثیر کرونا قرار گرفته است. واقعیت این است پس از تدوین و اجرای شش برنامه، ضرورت داشتن برنامه بر همگان اثبات ‌شده و امیدوار هستم بتوانیم با یک برنامه خوب و قوی، مجموعه‌ی جهاددانشگاهی به سمت اهداف متعالی خود حرکت کند. تاکنون نیز برنامه‌های اجرا شده در جایگاه خود در هر برهه، توانسته‌اند مؤثر باشند.

برنامه پنجم با تغییر رویکرد در محتوا و نحوه‌ی اجرا، باعث ایجاد بازبینی در نظام برنامه ریزی جهاددانشگاهی شد و فرهنگ خوبی را در حوزه برنامه ریزی در مجموعه جهاددانشگاهی به وجود آورد؛ اما این‌که آیا همه‌ی برنامه‌ها به همه اهداف خود رسیده باشند، لزوما این اتفاق نیافتاده است و مطمئنا در دل هر برنامه شرایطی ایجاد می‌شود که ممکن است بعضی از اهداف برآورده نشوند اما سعی شده است از هر برنامه‌ای بهره‌ای برده شود و جهاددانشگاهی برای رسیدن به قدم‌های بعدی پیشرفت تقویت شود.

نقش معاونت هماهنگی جهاددانشگاهی در ارتباط منسجم بین واحدها و دفتر مرکزی این نهاد را چگونه ارزیابی می‌کنید؟

در رابطه با واحدها چند مساله وجود دارد. یک بحث این است که باید بتوان یک زمینه‌ای را به وجود آورد که بتوان از ظرفیت واحدهای بزرگ در توسعه واحدهای کوچک استفاده کرد. برخی از واحدهای جهاددانشگاهی دارای قدمت بیشتری هستند و تا به حال در حوزه‌های مختلف پژوهشی، فرهنگی و آموزشی فعالیت‌های بیشتری و موثرتری داشته‌اند. روند پیشرفت این واحدها را باید بتوان در سایر واحدها تکثیر کرد. این کار می‌تواند از طریق نظام‌نامه‌های همکاری بین واحدی صورت بپذیرد که بتوان این همکاری را نظم بهتری بخشید. البته در دوره‌های قبلی نظام‌نامه‌هایی تدوین‌شده است، ولی این نظام‌نامه‌ها کمتر مورد توجه قرارگرفته و عملیاتی شده است.

یکی از برنامه‌های این معاونت این است که بتوانیم این همکاری‌ها را توسعه دهیم و به یکسری ساختارهای سازمانی دست پیدا کنیم. یعنی فقط در قالب پروژه نباشد چون همکاری‌هایی که تا به حال وجود داشته در قالب پروژه بوده است. مثلا یک واحد سازمانی پروژه را ‌گرفته و واحدی دیگر برای انجام پروژه کمک کرده است. به دنبال این هستیم که ظرفیت‌های همکاری را در قالب ساختار طراحی کنیم تا پایدار بماند. در این رابطه صحبت‌ها و مذاکرات خوبی هم با واحدهای مختلف داشتیم؛ یعنی از یک سو با واحدهایی که امکان این را دارند که بتوانند دانش فنی‌ خود را گسترش دهند و ما بتوانیم در حوزه و واحدهای دیگر آن را به کار بگیریم، صحبت شده و از سویی دیگر با واحدهای کوچک‌تر و متقاضی صحبت شده است. حاصل این‌ها یک سری مدل کسب‌وکار است که در حال طراحی و تدوین است و امیدوار هستیم در سال جاری بتوانیم دو یا سه مورد آن را کلید بزنیم.

یک نکته بسیار مهم در این رابطه این است که هر همکاری دو به‌دوی واحدها با یکدیگر نیاز به یک مدل خاص دارد و نمی‌توان مدل عامی را در این رابطه تعریف کرد. از طرفی نقش معاونت‌های تخصصی در این رابطه نیز حائز اهمیت است. از این رو همه‌ی این همکاری‌ها با همراهی سایر حوزه‌ها در حال پیگیری است.

میزان ارتباط و تعامل معاونت هماهنگی جهاددانشگاهی با دیگر حوزه‌ها در این نهاد، از جمله پژوهش، فرهنگ و آموزش و کارآفرینی  برای ارتقای فعالیت‌ها چگونه است؟

حوزه هماهنگی به لحاظ پرسنلی خیلی محدود است، اما از آن‌طرف وظیفه این معاونت به‌گونه‌ای است که بخشی از ارتباط بین واحدهای جهاددانشگاهی با دفتر مرکزی از طرف این معاونت صورت می‌پذیرد. به همین خاطر سعی شده است در طول این مدت ارتباط خوبی با حوزه‌های مختلف برقرار شود و به سبب این ارتباط بتوان مسائل واحدها را در حوزه‌ها و مسایل حوزه‌ها را در واحدها پیش برد. به بیان دیگر این حوزه‌ی معاونت بتواند به عنوان یک رابط بین واحدها و دفتر مرکزی عمل نماید تا مسایل تسهیل گردد. برای این امر، جلسات مختلفی به طور منظم با حوزه‌های مختلف انجام می‌شود و سعی می‌‌شود مسائل اول رصد شده و سپس حل شود. خدا را شکر در حال حاضر ارتباط بسیار خوبی بین این حوزه و سایر معاونت‌ها برقرار است و از این ارتباط خوب برای حل مسائل واحدها استفاده می‌شود. از طرفی حوزه‌ها نیز برخی مسائل خود را از طریق این معاونت از واحدها پیگیری می‌نمایند.

سطح تعامل جهاددانشگاهی با مجلس شورای اسلامی چگونه است و چه راهکارهایی می‌تواند به برقراری ارتباط مطلوب با مجلس و نمایندگان منجر می‌شود؟

در مجموع ارتباط بسیار خوبی برقرار است. یکی از نمود‌های ارتباط بین جهاددانشگاهی و مجلس در موضوع بودجه متجلی می‌شود. خوشبختانه سال گذشته با همکاری معاون پشتیبانی و مدیریت منابع، رشد خوبی در زمان تصویب بودجه در مجلس به وجود آمد. این نشان‌دهنده عنایت خوب مجلس به فعالیت‌های جهاددانشگاهی است و خوشحال هستیم با مجموعه‌ای کار می‌کنیم که نسبت به جهاددانشگاهی شناخت نسبتا خوبی دارند. وظیفه ما ایجاب می‌کند تا این شناخت را گسترش و توسعه دهیم.

ارتباط با نمایندگان، کمیسیون‌های مجلس و مرکز پژوهش‌های مجلس به نحو موثری برقرار است و سعی می‌شود از این ارتباط برای توسعه جهاد استفاده شود. نمایندگان هم توجه خوبی به جهاد دارند. همچنین شاهد این هستیم که نمایندگان در حوزه‌های انتخابی خود ارتباط مناسبی با واحدهای جهاددانشگاهی هستند. دیدار با نمایندگان در برنامه‌ی روسای واحدها قرار دارد و اطلاع‌رسانی از روند فعالیت‌های جهاد صورت می‌پذیرد. تلاش ما این است که این ارتباطات گسترش پیدا کند و بتوان در حوزه‌های دیگری هم که مجلس نظر دارد موثر واقع شد. به عنوان مثال تلاش می‌شود با توسعه‌ی همکاری با کمیسیون‌ها و فراکسیون‌های مجلس، نقش جهاددانشگاهی در تدوین برنامه‌ی هفتم توسعه‌ی کشور پررنگ‌تر شود. از طرفی یک سری انتظارات وجود دارد که مجلس از جهاددانشگاهی دارد که در صورت اطلاع داشتن از این انتظارات می‌توان نقش موثرتری را ایفا نمود.

به‌غیراز مجلس، سطح ارتباط و تعامل جهاددانشگاهی با دولت و سایر سازمان‌ها چگونه است؟

ارتباط با دولت در سطح ملی در حوزه فعالیتی معاونت هماهنگی و امور مجلس نیست و حوزه‌های تخصصی باید ارتباط برقرار کنند. ولی در سطح استان‌ها مساله فرق دارد.

یکی از تأکیدات این است که دولت‌ها و دولتمردان ابتدا باید با ظرفیت جهاد آشنا شوند و بعد از ظرفیت این نهاد برای توسعه علمی فرهنگی کشور استفاده کنند. اعتقاد داریم اگر از ظرفیت جهاددانشگاهی استفاده شود بسیاری از مشکلات موجود کمرنگ‌تر خواهد شد. به همین خاطر در سفرهای استانی تاکید بر این است که با مقامات استانی ارتباط برقرار شود تا بتوان علاوه بر معرفی جهاددانشگاهی، زمینه‌های فعالیت و توسعه‌ی واحدهای استانی را براساس نیازهای منطقه تعیین نمود.

در آستانه چهل و یکمین سالگرد تشکیل جهاددانشگاهی و انتخاب جهادگران نمونه هستیم. در این انتخاب چه معیارهایی در نظر گرفته می‌شود؟

فرایند انتخاب جهادگران نمونه به این شکل است که از واحدها درخواست می‌شود، بر اساس بخشنامه و سهمیه اختصاصی به واحد (بر اساس تعداد اعضا) جهادگران نمونه خود را معرفی کنند. پس از معرفی جهادگران نمونه از سوی واحدها، لیست در این معاونت، بر اساس حوزه فعالیت تقسیم‌بندی می‌شود و اسامی به حوزه‌های مرتبط ارسال می‌شود و از حوزه‌های تخصصی درخواست می‌شود که اولویت‌بندی را براساس شاخص‌ها و معیارهای خود انجام دهند و انتخاب‌های خود را براساس اولویت به حوزه‌ی هماهنگی اعلام کنند. این معیارها دو دسته هستند. یک سری از معیارها عمومی هستند مانند رفتار سازمانی، حسن برخورد، مشارکت سازمانی و ارتباط موثر و یک سری از معیارها نیز اختصاصی هستند که مرتبط با هر حوزه تعریف می‌شوند. زمانی که حوزه‌ها اسامی را به معاونت هماهنگی اعلام می‌کنند براساس تعداد اعضای حوزه نسبت به تعداد اعضای جهاددانشگاهی، سهمیه اختصاص داده می‌شود. به‌عنوان‌ مثال اگر یک حوزه ۴۰ درصد جمعیت جهاد کشور را به خود اختصاص داده است، در اعضای نمونه نیز سهمیه‌ی 40 درصدی دارد. موضوعی که امسال به آن توجه شد این بود که از هر واحد یک نفر بیشتر معرفی نشود و در حالت برابر واحدهایی که سه سال گذشته سهمیه نداشتند، مورد توجه قرار گیرند. بعد از معرفی اعضا از حوزه‌ها با توجه به دو قاعده‌ی فوق، لیست اولیه با بیست درصد نفرات بیشتر تهیه شده و در شورای معاونان نهایی گردید. در خصوص روسای واحدهای سازمانی، براساس ارزیابی عملکرد روسا، شش نفر از روسا انتخاب شدند که در شورای معاونان رای‌گیری و در نهایت یک نفر انتخاب شد. با توجه به نقدهایی که در فرآیند انتخاب اعضای نمونه وجود داشت، رییس جهاددانشگاهی موافقت کردند که این رویه مورد بازنگری قرار گیرد.

در پایان اگر نکته خاصی در رابطه با فعالیت‌های این حوزه دارید بفرمایید.

یکی از موضوعاتی که در این مدت به شدت پیگیری می‌شود، رصد و ارزیابی وضعیت واحدهاست. سعی می‌شود مشکلات واحدها اول شناسایی شده و بعد حل شوند. موضوع رضایت اعضای جهاددانشگاهی برای این حوزه معاونت بسیار حائز اهمیت است. اعتقاد داریم اعضای جهاددانشگاهی مهمترین سرمایه‌ی این نهاد هستند و باید مسائل آنها مورد توجه قرار گیرد. از این رو به دقت مسائل مطرح شده در واحدها را بررسی می‌کنیم. هرچند مسائل مطرح شده عمدتا دارای ابعاد مختلفی هستند و حل آن ها از پیچیدگی زیادی برخوردار است.

در انتخاب روسا سعی شده است معیارهایی متناسب با هر واحد در نظر گرفته شود و این انتخاب به گونه‌ای باشد که روند فعالیت در واحدها بهبود پیدا کند. از این رو بعد از انتصاب نیز روند حرکتی واحد بررسی می‌شود تا کمک شود که مسیر و روند رو به جلو باشد.

علاقه داریم که بتوانیم نظرات اعضای واحدها را به‌ صورت شفاف شنونده باشیم. از این رو با همکاری معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع در آینده‌ای نزدیک سامانه‌ی نظام پیشنهادها مستقر خواهد شد تا همکاران بتوانند نظرات خود را برای بهتر شدن وضعیت مجموعه ارایه نمایند.   

از طرفی با توجه به موافقت رییس جهاددانشگاهی، در تلاش هستیم سامانه رسیدگی به شکایات را ایجاد نماییم تا بتوان مسائل و مشکلاتی را که ممکن است در واحدها وجود داشته باشد را همکاران بتوانند در فضای بهتر و شفافتری طرح موضوع نمایند و به نحو بهتری رسیدگی شود. هرچند این امر منوط به این است که اعضای جهاددانشگاهی نسبت به این حوزه اعتماد داشته باشند که تلاش ما براین است که این اعتماد به وجود آید.

علاوه براین در حال تدوین نظام‌هایی در زمینه ارزیابی عملکرد واحدها و روسا هستیم تا براساس آن بتوان عملکرد روسا و واحدها را با معیارهای مناسبی رصد و ارزیابی نمود.

در مورد حوزه برنامه‌ریزی هم یکی از مسایلی که در جهت تسهیل امور برنامه‌ریزی، در حال پیگیری است، ایجاد سامانه برنامه‌ریزی است که با همکاری جهاددانشگاهی شریف و اداره‌ی فن‌آوری اطلاعات در حال ایجاد است که امیدوار بودیم که به سالگرد تشکیل جهاددانشگاهی برسد اما با توجه به تغییرات فرایند، زمانبر شده است.